Доверенности на стройке: управление

Управление доверенностями на стройке сводится к трём задачам: выдавать их с точным объёмом полномочий, вовремя отзывать и вести единый реестр, по которому видно, кто и что вправе подписывать от имени компании на каждом объекте. Для строительной организации это вопрос денег. По доверенности прораб подписывает акты освидетельствования, руководитель проекта принимает замечания заказчика, снабженец получает материалы, адвокат подаёт претензии и иски. Неточная доверенность позволяет оппоненту оспорить акт или претензию, а неотозванная — даёт бывшему сотруднику возможность подписать документ, который обяжет компанию.

ГК РФ регулирует доверенность как письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени организации подписывает руководитель или иное лицо, уполномоченное учредительными документами. Если срок в доверенности не указан, она действует один год со дня совершения. Ниже разобрано, как формулировать полномочия для строительных задач, как отзывать доверенности и уведомлять контрагентов, какие риски несёт компания и как организовать реестр.

Кому в строительной компании нужны доверенности и зачем

Генеральный директор действует от имени компании без доверенности. Все остальные сотрудники и привлечённые специалисты, которые подписывают документы, получают имущество или представляют компанию перед заказчиком, органами и судом, нуждаются в подтверждении полномочий. На стройке таких лиц много.

• Руководитель проекта. Ведёт переписку с заказчиком, участвует в совещаниях, подписывает протоколы, иногда акты приёмки.
• Прораб и мастер. Подписывают журналы, акты освидетельствования скрытых работ, акты передачи фронта работ.
• Инженер ПТО. Передаёт исполнительную документацию по накладным, согласовывает изменения в рабочей документации.
• Снабженец и кладовщик. Получают материалы и оборудование по товарным накладным и УПД.
• Главный бухгалтер. Подписывает акты сверки, взаимодействует с банком и налоговым органом.
• Адвокат. Подписывает претензии, подаёт иски, участвует в судебных заседаниях, получает исполнительные листы.

Для каждой роли нужна своя доверенность с перечнем действий. Универсальная доверенность «на представление интересов во всех организациях со всеми правами» создаёт больше проблем, чем решает: она даёт сотруднику права, которые ему не нужны, и в то же время может не охватить конкретное действие, на котором настаивает контрагент или суд.

Объём полномочий: как формулировать для строительных задач

Полномочия формулируют через конкретные действия и документы. Для прораба это может выглядеть так: «подписывать от имени общества акты освидетельствования скрытых работ, акты освидетельствования ответственных конструкций, акты передачи фронта работ, записи в общем и специальных журналах работ по объекту, указанному в доверенности». Обязательно указывают объект и договор, в рамках которых действует представитель. Это ограничивает риск использования доверенности на других объектах.

Для финансовых действий добавляют ограничения по сумме или виду документа. Руководитель проекта может быть уполномочен подписывать акты приёмки выполненных работ на сумму не более определённого предела, а акты на большие суммы подписывает директор. Право подписывать допсоглашения об изменении цены и сроков, признавать долг, заключать мировые соглашения выдают отдельно и узкому кругу лиц.

Полномочия для суда и претензий

Право подписывать и подавать исковое заявление, отказаться от иска, признать иск, заключить мировое соглашение, обжаловать судебный акт и получить присуждённые денежные средства АПК РФ требует прямо указывать в доверенности. Если такого указания нет, представитель не вправе совершать соответствующее действие, и суд не примет его. Для досудебной работы достаточно права подписывать и направлять от имени общества претензии, требования и ответы контрагентам. Формулировку дают развёрнуто, с перечнем видов документов, чтобы оппонент не мог заявить, что, например, требование об уплате неустойки по госконтракту в полномочия не входит.

Ошибки формулировок, которые используют оппоненты

Типовые дефекты, которые находят адвокаты противоположной стороны: доверенность выдана на другой объект или другой договор; в ней указано право «принимать работы», но не «подписывать акты»; отсутствует дата выдачи; подписана лицом, которое на дату выдачи уже не было директором; истёк срок. Каждая из этих ошибок даёт основание заявить, что документ подписан неуполномоченным лицом.

Срок действия, передоверие и машиночитаемые доверенности

Срок доверенности устанавливает компания. Для строительных задач его разумно привязывать к сроку договора подряда плюс разумный запас на гарантийный период и расчёты. От бессрочных доверенностей стоит отказаться: чем дольше документ действует, тем выше риск, что он окажется у человека, уже не связанного с компанией. При отсутствии срока доверенность действует один год.

Передоверие возможно, если оно прямо разрешено доверенностью или представитель вынужден к нему обстоятельствами для охраны интересов доверителя. Доверенность в порядке передоверия по общему правилу нотариально удостоверяется, за исключениями, перечисленными в ГК РФ. Её срок не может превышать срок основной доверенности. Для стройки это актуально, когда руководитель проекта передоверяет полномочия прорабу: если основная доверенность прекратится, прекратится и передоверие.

Машиночитаемые доверенности при электронном документообороте

С сентября 2023 года сотрудники, подписывающие электронные документы от имени организации, используют квалифицированную подпись, выданную на физическое лицо, а полномочия подтверждают машиночитаемой доверенностью. МЧД оформляется в электронном виде и подписывается подписью руководителя. Для строительных компаний это касается подписания актов и УПД через операторов ЭДО, документов о приёмке в ЕИС по госконтрактам, отчётности и документов для налоговой. МЧД регистрируют в распределённом реестре или у оператора, и её отзыв также оформляется электронно.

Отзыв доверенности и уведомление контрагентов

Доверенность прекращается истечением срока, отменой её лицом, которое её выдало, отказом представителя, прекращением юридического лица и по другим основаниям, указанным в ГК РФ. Компания вправе отменить доверенность в любое время, а соглашение об отказе от этого права ничтожно. Исключение составляют безотзывные доверенности, которые в строительной практике встречаются редко.

Отмена доверенности сама по себе не защищает компанию. ГК РФ обязывает лицо, отменившее доверенность, известить об этом представителя и известных ему третьих лиц, которым доверенность была предъявлена. Пока добросовестный контрагент не получил сведений об отмене, действия бывшего представителя продолжают связывать компанию. Поэтому одновременно с приказом об отмене компания направляет письма заказчикам, технадзору, поставщикам и иным лицам, перед которыми действовал представитель.

Отмена нотариальной доверенности

Если доверенность удостоверена нотариусом, её отмену также удостоверяют нотариально. Сведения об отмене вносятся в реестр нотариальных действий, и третьи лица считаются извещёнными на следующий день после внесения. Это удобный механизм, когда круг контрагентов широк и неизвестен полностью. Для простых письменных доверенностей такого механизма нет, и уведомления направляют каждому.

Возврат подлинника

При увольнении или переводе сотрудника подлинник доверенности изымают по акту. Если сотрудник отказывается вернуть документ, это фиксируют, а контрагентов уведомляют об отмене. Неизъятая доверенность остаётся у бывшего работника и может быть предъявлена тем, кто не получил уведомления.

Риски: превышение полномочий, просрочка, одобрение сделки

Самый частый риск — действия представителя за пределами полномочий. ГК РФ устанавливает, что сделка, совершённая лицом без полномочий или с их превышением, создаёт права и обязанности для представляемого, только если он её впоследствии одобрит. Одобрением суды считают не только письменное подтверждение, но и действия: оплату по акту, использование результата, ссылку на документ в переписке. Компания, которая частично оплатила работы по акту, подписанному прорабом без полномочий, вряд ли сможет потом оспорить этот акт.

Второй риск — просроченные доверенности. Срок истёк, а сотрудник продолжает подписывать акты, протоколы и накладные. Заказчик в споре заявит, что документы подписаны неуполномоченным лицом. Подрядчику придётся доказывать одобрение, ссылаясь на последующее поведение сторон.

Третий риск — доверенности, выданные на имя лиц, не состоящих в штате. Субподрядчики и привлечённые специалисты получают полномочия действовать от имени генподрядчика, например при сдаче работ заказчику. Ответственность за их действия ложится на генподрядчика. Такие доверенности выдают на узкий круг действий и короткий срок.

Доверенности и полномочия встречной стороны

Обратная сторона темы — полномочия представителей контрагента. Подрядчик, принявший замечания от инженера заказчика без доверенности, рискует, что заказчик потом откажется от этих замечаний. Заказчик, подписавший акт с прорабом подрядчика без полномочий, рискует, что подрядчик оспорит зафиксированный в акте объём. Копии доверенностей представителей контрагента запрашивают в начале работ и хранят в деле объекта.

Реестр доверенностей: какие поля вести и кто отвечает

Реестр доверенностей — основной инструмент контроля. Его ведёт адвокат или делопроизводитель, а доступ на чтение имеют руководители проектов, бухгалтерия и ПТО. В реестре отражают каждую выданную доверенность с момента выдачи до прекращения.

Реестр проверяют ежемесячно. Ответственный выделяет доверенности, срок которых истекает в ближайшие 30 дней, и запрашивает у руководителей решение: продлить, изменить объём или не продлевать. Отдельно сверяют реестр с кадровыми изменениями: каждое увольнение и перевод сотрудника должны сопровождаться отметкой об отмене доверенности.

Положение о доверенностях

Порядок выдачи, учёта и отмены закрепляют в положении, утверждённом приказом. В нём указывают, кто инициирует выдачу (руководитель подразделения служебной запиской), кто готовит проект (адвокат), кто подписывает (директор), кто ведёт реестр и как уведомляют контрагентов при отмене. Положение экономит время и снижает зависимость от конкретного сотрудника, который «знает, у кого какие доверенности».

Типовые ситуации и как их решают

Прораб уволился, а через месяц заказчик предъявляет акт о недостатках, подписанный им уже после увольнения. Если компания уведомила заказчика об отмене доверенности, акт не порождает для неё обязанностей. Если не уведомила, а заказчик не знал об увольнении, компании придётся спорить о добросовестности заказчика.

Руководитель проекта подписал с заказчиком допсоглашение о снижении цены, хотя доверенность такого права не давала. Подрядчик вправе заявить, что соглашение не одобрено, но если после этого он выставил счета по новой цене и получил оплату, суд может признать одобрение.

Доверенность адвоката на ведение дела в арбитражном суде не содержала права получить присуждённые денежные средства. Исполнительный лист выдан, но предъявить его в банк от имени компании адвокат не может. Решение простое: выдать новую доверенность с этим правом, но время уходит.

Генеральный директор сменился, а доверенности, выданные прежним руководителем, продолжают действовать. Смена директора сама по себе не прекращает доверенности, выданные от имени общества. Новый руководитель проверяет реестр, решает, какие документы оставить, а какие отменить, и уведомляет контрагентов. Если этого не сделать, люди, лояльные прежнему директору, сохраняют право подписывать документы с заказчиками и поставщиками.

Субподрядчик получил от генподрядчика доверенность на сдачу своих работ заказчику и подписал акт, в котором признал недостатки, относящиеся к работам самого генподрядчика. Заказчик предъявляет требования генподрядчику, ссылаясь на этот акт. Спор о том, вышел ли субподрядчик за пределы полномочий, решается по тексту доверенности. Точная формулировка с указанием видов работ и документов здесь решает исход.

Если вам нужно проверить действующие доверенности перед спором с заказчиком или подрядчиком, разработать положение о доверенностях или оценить, связывают ли компанию документы, подписанные представителем, пришлите копии доверенностей, приказы и спорные документы. Адвокат даст оценку полномочий и предложит порядок управления ими.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта stroitelnyespory1@gmail.com